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Indennità di trasferta: Libro unico e sanzioni

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Quando l’attività lavorativa viene temporaneamente svolta in un luogo diverso dalla sede contrattuale di lavoro, al lavoratore è riconosciuta l’indennità di trasferta, ovvero un’indennità giornaliera, in aggiunta o in alternativa al rimborso spese.

Caratteristiche della trasferta

Le caratteristiche della trasferta sono fondamentalmente due:

  1. il mutamento della normale sede lavorativa, ovvero di quella indicata nel contratto di assunzione o desumibile dall’effettivo luogo di svolgimento della prestazione;
  2. la temporaneità dello spostamento in altra sede di lavoro.

Si tratta in pratica di un’indennità che viene erogata sia per “risarcire” il disagio causato al prestatore dal temporaneo mutamento della sede di lavoro sia per coprire le maggiori spese affrontate dallo stesso durante lo spostamento.

L’importo dell’indennità di trasferta

L’importo dell’indennità di trasferta, detta anche diaria, viene di solito fissato dalla contrattazione collettiva e può essere stabilito o in misura fissa o in percentuale sulla retribuzione giornaliera.

Come si calcola

L’indennità di trasferta viene corrisposta per l’intero periodo della missione, considerando quindi anche le domeniche, le festività e le giornate di assenza per infortunio o malattia.

La normativa fiscale

L’art. 51 del D.P.R n.917/86 prevede tre tipologie di “rimborso di trasferta”, alternative tra loro e con diverse quote di esenzione contributiva e fiscale:

  1. rimborso forfettario;
  2. rimborso misto;
  3. rimborso analitico.

Il rimborso forfettario

Nel caso di rimborso forfettario, al dipendente viene riconosciuto una somma in misura fissa per ogni giorno di lavoro, a prescindere dalle spese effettivamente sostenute dallo stesso.

La quota erogata è esente da imposizione contributiva e fiscale:

  1. nei limiti di euro 46,48 giornaliere per trasferte in Italia e fuori dal comune di residenza;
  2. nei limiti di euro 77,47 per trasferte all’estero.

Il rimborso misto

Quando, oltre all’indennità di trasferta, viene riconosciuto contestualmente anche il rimborso delle spese di vitto e alloggio, la quota erogata a titolo di indennità di trasferta è esente da imposizione contributiva e fiscale:

  1. nei limiti di euro 30,99 giornaliere per le trasferte in Italia e fuori dal comune di residenza (mentre le spese documentate di vitto ed alloggio sono completamente esenti);
  2. nei limiti di euro 51,65 giornaliere per trasferte all’estero (con spese di vitto ed alloggio completamente esenti).

La quota di esenzione diminuisce nell’ipotesi di rimborso misto in cui venga riconosciuto, contestualmente all’indennità di trasferta, anche il rimborso totale a piè di lista delle spese sostenute, comprese quelle di vitto ed alloggio.

In quest’ultimo caso la quota erogata esente da imposizione contributiva e fiscale:

  1. è pari ad euro 15,49 per le trasferte in Italia e fuori dal comune di residenza (con spese a piè di lista completamente esenti);
  2. è pari ad euro 25,82 per le trasferte all’estero (con spese a piè di lista completamente esenti).

Il rimborso analitico

Il rimborso analitico o a piè di lista, presuppone la presentazione da parte del dipendente di una nota spese completa di tutti i documenti giustificativi. Il rimborso analitico è esente da imposizione contributiva e fiscale solo se la trasferta è svolta al di fuori del comune di residenza.

Rimbosi superiori alla contrattazione collettiva 

Secondo la Direzione Generale per l’Attività Ispettiva, qualora vengano concordati con il lavoratore o comunque erogati unilateralmente (senza accordo individuale tra azienda e lavoratore), a titolo di indennità di trasferta, importi superiori a quanto stabilito dalla contrattazione collettiva, a fronte di un maggior disagio o di maggiori costi affrontati dal lavoratore, tali maggiori importi non devono essere assoggettati ad imposizione contributiva e fiscale, a condizione che non superino i limiti quantitativi fissati dall’art. 51, comma 5, tuir.

Infedele registrazione sul LUL

L’art. 22 del D.Lgs. 151/2015 che ha modificato l’art. 39, comma 7, della L.n.133/2008 (istitutiva del libro unico del lavoro), stabilisce che: “Salvo i casi di errore materiale, l’omissione o infedele registrazione dei dati di cui ai commi 1, 2 e 3 che determina differenti trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali è punita con la sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 1500 euro.

Violazione superiore a cinque lavoratori o sei mesi

Se la violazione si riferisce a più di cinque lavoratori ovvero ad un periodo superiore ai sei mesi la sanzione va 500 a 3000 euro.

Violazione superiore a dieci lavoratori o dodici mesi

Se la violazione si riferisce a più di dieci lavoratori ovvero ad un periodo superiore a dodici mesi la sanzione va da 1000 a 6000 euro.

Computo del periodo

Ai fini del primo periodo la nozione di omessa registrazione si riferisce alle scritture complessivamente omesse e non a ciascun singolo caso di cui manchi la registrazione e la nozione di infedele registrazione si riferisce alle scritturazioni dei dati di cui ai commi 1 e 2 diverse rispetto alla qualità e quantità della prestazione lavorativa effettivamente resa o alle somme effettivamente erogate”.

Omissione e infedele registrazione

L’omissione e l’infedeltà nella registrazione, pur essendo due distinte ipotesi di violazione, la prima di tipo omissivo (i dati non sono stati registrati) e la seconda di tipo commissivo (i dati sono stati registrati in modo non conforme al vero), sono state dal legislatore equiparate dal punto di vista sanzionatorio.

Punibilità

Va altresì rilevato che la norma in commento subordina la punibilità ai casi in cui tali condotte hanno dei riflessi sugli aspetti legati alla retribuzione o al trattamento fiscale e previdenziale del rapporto di lavoro, come già precisato dalla circolare del Ministero del Lavoro n. 20/2008.

Irregolarità meramente formali

Non rilevano le irregolarità di carattere meramente formale (es. le irregolarità riferite alla numerazione unica o sequenziale o gli errori di scrittura), per le quali non ricorrono le fattispecie in questione.

Scritturazione non conforme

Secondo le indicazioni del Ministero del lavoro, nell’interpello n.47 del 13/12/2011, la non conforme scritturazione, si configura laddove la quantificazione della durata della prestazione o la retribuzione effettivamente erogata, riscontrabile dagli elementi di fatto raccolti in sede di accesso ispettivo, non corrisponda a quella formalizzata sul libro unico del lavoro, come si verifica, ad esempio, nelle ipotesi dei c.d. “fuori busta” o di indicazione di ore di lavoro diverse rispetto a quelle effettivamente svolte.

Infedele registrazione

Da ultimo la stessa circolare ministeriale n.26/2015, nel confermare i contenuti della circolare n.2/2012, ha ribadito che il concetto di infedele registrazione va riferito esclusivamente ai casi di difformità tra i dati registrati e il quantum della prestazione lavorativa resa o l’effettiva retribuzione o compenso corrisposti.

Quando la registrazione non è infedele?

È da escludersi l’applicazione della sanzione per infedele registrazione sul LUL:

  1. sia nelle ipotesi di mancata erogazione di determinate somme previste dalla contrattazione collettiva applicata o applicabile;
  2. sia nei casi in cui il rapporto di lavoro, a seguito di accertamento ispettivo, sia stato riqualificato ovvero ricondotto ad una diversa tipologia contrattuale.

Infatti, come nel primo caso le registrazioni riportano fedelmente quanto effettivamente erogato al lavoratore, anche se non in conformità alle previsioni del contratto collettivo, così nelle ipotesi di riqualificazione del rapporto le scritturazioni risultano “fedeli” in relazione alla tipologia contrattuale utilizzata “ab origine”.

Precisazioni

In proposto la richiamata circolare n.26/2015 precisa che non è ammessa alcuna valutazione in ordine alla mancata corresponsione di determinate somme previste dalla contrattazione collettiva o alla riqualificazione del rapporto di lavoro, rispetto alle quali  sussiste solo il potere degli ispettori del lavoro di emanare la diffida accertativa di cui all’art. 12 del D.Lgs. 124/2004 per garantire tutela immediata ai lavoratori interessati.

Regime sanzionatorio

Per quanto concerne invece il regime sanzionatorio applicabile in caso di infedele registrazione sul LUL, l’art. 22 del D.Lgs. n.151/2015, nella sua attuale formulazione, stabilisce una graduazione che fa riferimento sia al numero dei lavoratori coinvolti che al periodo ovvero alle mensilità in cui è stata commessa la violazione.

In ragione di quanto sopra, nei casi in cui la condotta si protragga per più di una mensilità e si verifichi la violazione di entrambi i parametri o di più fasce, la sanzione non si raddoppia né si cumula, ma va preso in considerazione solo l’importo maggiore.

Quando la voce “trasferta” sul libro unico del lavoro non è conforme?

La Direzione Generale per l’Attività Ispettiva del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con la nota n.11885 del 14 giugno 2016, ha fornito indicazioni in merito al regime sanzionatorio applicabile in caso di “disconoscimento” della prestazione lavorativa effettuata in regime di trasferta.

Infedele registrazione

L’infedele registrazione viene integrata tutte le volte in cui venga riscontrato, a seguito di accertamento ispettivo, una difformità tra la realtà “fattuale” e quanto registrato sul LUL e sempre che l’erronea scritturazione del suddetto dato abbia determinato una differente quantificazione dell’imponibile contributivo, ai sensi e per gli effetti del summenzionato art. 51, comma 5.

Quando si configura la difformità?

La difformità, ha chiarito il Ministero, si configura nel caso in cui la trasferta non sia proprio stata effettuata o la relativa indennità occulti emolumenti dovuti ad altro titolo, con fine palesemente elusivo.

Cosa comporta il riscontro di difformità?

Qualora il personale ispettivo riscontri che sotto la voce “trasferta” siano state erogate somme per compensare le prestazioni lavorative rese dai c.d. trasfertisti, cioè coloro che prestino ripetutamente la loro opera fuori sede, la difformità rilevata, oltre a determinare l’applicazione di un diverso regime contributivo e fiscale (l’indennità corrisposta ai c.d. trasfertisti abituali non prevede esenzione da imposizione contributiva e fiscale), comporta anche la registrazione di un dato, la voce “trasferta”, che non corrisponde sotto il profilo qualitativo alla causale o titolo che sta alla base delle erogazioni effettuate dal datore di lavoro, con conseguente applicazione della sanzione per infedele scritturazione.

La natura delle somme corrisposte

Le somme corrisposte in ragione del disagio derivante dallo svolgimento temporaneo della prestazione lavorativa in un luogo diverso dalla sede abituale di lavoro hanno un carattere restitutorio, mentre le somme erogate ai c.d. trasfertisti hanno natura retributiva, in quanto legate alla peculiare modalità di svolgimento della prestazione lavorativa.

Nota Ministeriale

La nota ministeriale ha infine riassunto i casi in cui viene integrata la condotta di infedele registrazione sul LUL, evidenziando che la relativa sanzione trova applicazione quando la registrazione del dato risulti sostanzialmente non veritiera:

 sia in ordine ai dati meramente quantitativi della stessa (es. differente retribuzione di fatto erogata o differente orario di lavoro/riposi effettivamente goduti);

 sia in ordine ai dati qualitativi non inerenti alla qualificazione giuridica del rapporto di lavoro ma alla scritturazione sul LUL di una causale o titolo fondante l’erogazione economica che non trovi riscontro nella concreta esecuzione della prestazione.

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