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Il deposito del bilancio presso la sede prima dell'approvazione

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Ai sensi dell’art. 2429 co. 3 c.c. il bilancio, con le copie integrali dell’ultimo bilancio delle società controllate e un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle società collegate, deve restare depositato in copia nella sede della società, insieme con le relazioni degli amministratori, dei sindaci e del soggetto incaricato della revisione legale, “durante” i quindici giorni che precedono l’assemblea, e finché sia approvato.
I soci possono prenderne visione.

Sede del deposito

Il legislatore, imponendo il deposito di copia del bilancio e della Relazione sulla gestione presso la “sede sociale” (Cfr. Tribunale di Milano, nella sentenza 27.4.2007 n. 5038), intende assicurare:
  • il deposito in un luogo tipico, che presuppone la effettiva messa a disposizione dei soci;
  •  la possibilità di conoscere preventivamente l’oggetto sul quale i soci sono chiamati a deliberare, indipendentemente dal previo esercizio del controllo individuale.

Il deposito in una sede diversa dalla “sede legale” della società risultante dall’atto costitutivo è possibile quando si dimostri che:

  • la sede legale è meramente nominale o fittizia;
  • l’attività volitiva e direttiva della società è svolta nella sede effettiva;
  • tale situazione è conosciuta dai soci.

Modalità di adempimento

L’obbligo di depositare il bilancio nei quindici giorni antecedenti l’assemblea di approvazione deve ritenersi correttamente adempiuto anche se i relativi documenti risultino a disposizione dei soci nei soli orari di ufficio e nei giorni non festivi.

Attenzione

Nel caso in cui un socio si presenti in società in orario di ufficio, senza preventivo avviso, e gli venga negata la consultazione della documentazione, secondo il Tribunale di Milano (sentenza 24.12.2007), l’art. 2429 co. 3 c.c. deve ritenersi violato e di conseguenza, la delibera assembleare di approvazione del bilancio successivamente adottata, per violazione del diritto di informazione del socio, può essere annullata.

Appuntamento

È illegittimo subordinare la possibilità di prendere visione del progetto di bilancio alla richiesta di “previo appuntamento” con l’amministratore unico (Tribunale di Milano 27.04.2007).

Tardivo deposito del progetto presso la sede sociale

In caso di mancato o tardivo deposito del progetto di bilancio presso la sede sociale, la delibera assembleare è annullabile (in questo senso: Trib. Verona 8.4.1989, Trib. Como 26.5.1998, Trib. Milano 24.6.1991 e Trib. Milano 3.9.2003); analoga sanzione è ritenuta applicabile nel caso di mancato deposito del bilancio della società controllata (così Trib. Treviso 14.11.2008).
In taluni casi di omesso deposito, peraltro, è stato sostenuto che la delibera sia viziata di nullità (in tal senso: Trib. Genova 24.9.1990 e Trib. Teramo 27.1.1998).

Determinazione del tardivo deposito

Il rispetto del termine dei quindici giorni che precedono l’assemblea “va verificato con riferimento alla data in cui effettivamente i soci si sono riuniti ed hanno discusso il bilancio da approvare, perché è quello il momento in cui occorre che essi siano sufficientemente informati e possano esprimere una volontà meditata.
Se l’assemblea è tenuta in seconda convocazione, il termine da considerare per la violazione è tale ultima data (Corte d’Appello di Milano, sentenza 5.11.1993).

Tardivo deposito e sostituzione di delibera invalida

L’invalidità dell’assemblea, non può essere dichiarata se, conformemente a quanto disposto dall’art. 2377 co. 8 c.c., è stata adottata altra deliberazione di approvazione del bilancio validamente preceduta dal deposito del relativo progetto ex art. 2429 co. 3 c.c. (Tribunale di Milano, sentenza 3.9.2003).

Invio tramite posta elettronica

Qualora il bilancio sia stato trasmesso al richiedente, mediante posta elettronica, l’obbligo di deposito del progetto di bilancio presso la sede sociale (ex art. 2429 co. 3 c.c.) deve ritenersi soddisfatto (Tribunale di Milano, sentenza 10.3.2005).

Sottoscrizione del progetto di bilancio

La sottoscrizione, da parte dagli amministratori della società, rappresenta un requisito formale in quanto non è richiesto da alcuna specifica norma a pena di nullità.

Diritto di copia

Il socio può richiedere, a sue spese, una copia del bilancio e delle relazioni allegate (così Trib. Firenze 25.6.1996).

Deposito di un prospetto riepilogativo del bilancio delle controllate

Il deposito delle copie dell’ultimo bilancio delle società controllate può essere sostituito, per le società incluse nel consolidamento, dal deposito di un prospetto riepilogativo dei dati essenziali dell’ultimo bilancio delle medesime (ex art. 2429 c.c.), purchè lo stesso sia depositato in copia presso la sede sociale nei quindici giorni che precedono l’assemblea e fino all’approvazione del bilancio, così Trib. Sondrio 18.6.1994.

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