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Conservazione elettronica dei registri contabili di S.r.l.

L’Agenzia delle Entrate con la risoluzione 46/E/2017 ha chiarito quali debbano essere le modalità di conservazione dei documenti formati su supporto informatico.

Ai sensi dell’articolo 2220 cod. civ., le S.r.l. devono tenere i registri contabili obbligatori (libro giornale; libro degli inventari e le altre scritture contabili) conservandoli per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

Conservazione elettronica

La conservazione elettronica di tali registri contabili è sempre possibile, purché le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti.

In base alle indicazioni del D.M. 17 giugno 2014 i documenti informatici devono essere conservati in modo tale che:

  • siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
  • siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste.

Termine per la conservazione

Ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014 la conservazione dei documenti informatici (così come la stampa dei registri cartacei), ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi.

Marca Temporale

Il processo di conservazione dei documenti informatici ai fini fiscali termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

Comunicazione tramite modello redditi

Il contribuente deve comunicare, attraverso la dichiarazione dei redditi, l’avvenuta conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.

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