L’Agenzia delle Entrate, con la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, ha fornito fondamentali chiarimenti sul trattamento fiscale e contributivo delle spese di trasferta, introducendo un’importante apertura per le imprese, i dipendenti, i collaboratori e gli amministratori.

La principale novità riguarda l’estensione del regime di favore per i rimborsi chilometrici previsti su base tariffaria ACI anche agli spostamenti effettuati all’interno del territorio comunale.

Cosa cambia rispetto al passato?

Fino a poco tempo fa, gli spostamenti svolti all’interno del medesimo comune della sede lavorativa venivano spesso esclusi dall’applicazione delle agevolazioni fiscali riservate alle trasferte, generando dubbi e possibili contenziosi.

Con l’ultimo orientamento espresso dell’Agenzia delle Entrate, viene chiarito che:

• Detassazione e decontribuzione: Il rimborso chilometrico determinato in base ai costi di esercizio ACI costituisce una vera e propria spesa di viaggio e trasporto, anche se effettuato all’interno del territorio comunale. Pertanto, nel rispetto dei presupposti statutari e documentali, non concorre a formare il reddito del percettore e non costituisce base imponibile contributiva.
• Spese accessorie (parcheggi e pedaggi): Non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore/amministratore nemmeno i rimborsi per pedaggi e parcheggi sostenuti in occasione della trasferta (sia comunale che extra-comunale), a condizione che siano provati da idonea documentazione recante gli estremi identificativi del veicolo e della sosta.

Chi sono i soggetti interessati?

La misura trova applicazione per i rimborsi chilometrici erogati a:

1. Lavoratori dipendenti;
2. Collaboratori coordinati e continuativi;
3. Amministratori della società, a condizione che il compenso percepito non sia riconducibile ad attività di lavoro autonomo professionale espresso con partita IVA.

Come determinare e applicare il rimborso ACI

Per calcolare correttamente l’importo spettante, si fa riferimento alle tabelle del costo chilometrico messe a disposizione gratuitamente sul portale dell’Automobile Club d’Italia (ACI).

Nota di attenzione: I costi chilometrici di trasferta non vanno confusi con le tabelle ACI relative al calcolo del fringe benefit per le auto concesse in uso promiscuo: si tratta di due strumenti normativi e contabili del tutto distinti.

L’azienda può inoltre concordare, tramite regolamento aziendale o accordi individuali, il riconoscimento di un rimborso chilometrico inferiore rispetto ai valori ACI, purché tale modalità sia predeterminata, uniforme e chiaramente documentata.

Come documentare correttamente la trasferta

In sede di verifica, l’Agenzia delle Entrate applica un rigido controllo sulla coerenza e congruità della documentazione giustificativa. Per garantire la piena deducibilità ed evitare contestazioni fiscali, ogni nota spese deve contenere ed evidenziare con certezza:

• Dati identificativi del soggetto che ha effettuato lo spostamento;
• Data o periodo della trasferta;
• Luogo di partenza, destinazione e rientro;
• Motivazione professionale della trasferta;
• Veicolo utilizzato (marca, modello, targa);
• Chilometri percorsi (è consigliabile allegare una stampa o uno screenshot da servizi mappe/navigazione);
• Costo chilometrico applicato e importo totale calcolato;
• Ricevute e giustificativi delle eventuali spese accessorie (pedaggi, parcheggi).

In aggiunta, si raccomanda caldamente di disporre il pagamento dei rimborsi esclusivamente con strumenti tracciabili (bonifico bancario o carta aziendale).

Uso dell’auto propria in presenza di mezzi aziendali

Se la struttura aziendale dispone già di autovetture di servizio normalmente impiegate per gli spostamenti, l’uso del mezzo privato del dipendente o amministratore deve essere giustificato da idonee motivazioni organizzative (es. indisponibilità temporanea, contemporaneo utilizzo da parte di altro personale) per evitare rilievi sulla legittimità del rimborso.

Download: Fac-Simile Modulo Nota Spese Trasferta

Per facilitare l’adeguamento dei processi aziendali a queste indicazioni, lo Studio ha predisposto un modello pratico in formato scheda/nota spese che potete utilizzare per la rendicontazione dei vostri collaboratori ed amministratori.